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浅议信息化时代的电子档案管理工作

新闻来源:博湖县档案史志局 发布日期:[2015-07-16 19:23] 点击次数:[]

随着信息化的发展,电子计算机已成为现代化办公的主要工具,电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展,产生了大量电子档案。同时,电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。作为一名档案工作者,只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此,本人对如何做好电子档案管理工作进行如下浅解。

一、加强电子档案管理的重要意义

所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。对于大部分的单位和部门来说,电子档案还是一个新鲜事物,加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者,这就要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

(一)加强电子档案管理,有利于节省人力物力

在传统档案管理中,由于档案工作的特殊性,特别是一些易破碎的档案资料,一般需要大量的人财物力才能够更好地保管,而且还不可避免地存在损坏的风险。然而,计算机及其网络的出现,不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后,就把以“卷”归档,改为以“件”整理归档,大大提高了档案管理的工作效率。 

(二)加强电子档案管理,有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务,加强电子档案管理,资源信息实现电子化,有利于提高档案管理的服务质量。加强电子档案的管理,为查阅者提供高质量的服务,要求我们必须拓宽知识面,努力学习新技术,增长技能,提高驾驭现代化技术的能力,使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

(三)加强电子档案管理,有利于满足多样化需求 

随着社会的进步,越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求,他们不但要看原始的文字资料,更要看原始的图像、视频等资料,而传统的档案模式已经无法满足这一需求。档案利用需求的多样性,与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系,随着社会发展和科学技术的进步,档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化,而电子档案因为对信息保存的多样性,就能满足这一多样化需求。

二、做好电子档案管理工作的主要措施 

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并从多个角度展开工作。 

(一)转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理

传统的档案管理,就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程,其工作量巨大,步骤很繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。因此,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。

(二)建立安全有效的文件档案管理计算机信息系统,充分、合理地使用电子档案

要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,应做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息化管理的需要;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。

我们知道,计算机也有它的不安全性。所以,在电子档案使用过程中,应注意到电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,电子档案涉及范围迅速扩展,数量急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子档案的安全。

(三)建立配套管理模式,确保重要信息完整 

所谓配套管理,指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。这对档案工作者提出了新的挑战,要求档案人员要紧跟时代步伐,掌握现代信息技术,熟练运用电脑及现代通讯技术,否则就无法介入文档的形成和保管。实行“配套管理模式,也不至于造成人、财、物力的浪费,同时还能够实现对重要信息的完整保存。

(四)提高档案管理人员的素质,实现档案管理科学化

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化,导致了利用工作的复杂化。因此,档案管理人员必须具备一定的业务素质是至关重要的。档案工作者只有掌握一定的理论、文化和管理知识,其中尤为重要的是计算机知识,因为它们对档案管理实现现代化、信息化具有很重要的作用。其次,全面掌握档案专业知识。从档案管理现代化发展趋势看,档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术。档案管理人员必须学习、学习、再学习,上级档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等形式。作为档案管理工作者,应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距,以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高,尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进,档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验,精通业务的各种人才。又要加强对原有工作人员的培训和知识更新,使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术,科学地管理档案。

总之,电子档案管理是一项极其重要而复杂的工作,就是要推动档案信息化建设,把收集的档案数字化。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展,我们要充分利用计算机技术和网络技术,更要注重软件建设,建立健全电子文件及电子资料管理制度,提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质,不断加强各个环节的沟通、管理。确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态,使其更好地为经济建设和社会发展服务。